信息的采集对于延长数字文件的使用寿命有着至关重要的作用。
        纸张的种类有很多,不同尺寸、不同格式、不同质地和不同厚度的纸张往往就会给人们带来不同的感觉,但它们有一点是相同的,那就是不能永久保存。在日常生活中,纸张很容易断裂、褪色和丢失。随着各项法规的日益健全和燃油成本的不断上涨,很多企业都想实现远程办公,但纸质文件在这时就成为了它们的拦路虎。其实,企业要想解决这个问题也很简单,那就是从它们的扫描仪上下手。
       贝灵巧扫描仪的全球销售经理Jackie Horn说:“很多商业文件都是从纸张开始其生命周期的。”大容量的扫描仪能够延长文件的使用寿命,提高它们的可用性、耐久性和使用效率。
        伊士曼柯达公司图文影像集团文件成像部生产采集产品的营销经理EricJ.Olsen与我们分享了他从Kevin Craine的著作《设计一个文件战略》中看到的统计数据,他说:“据Craine估计,管理文件和信息的成本大约要占到一个企业总收入的15%左右,而且这些企业需要处理的信息量每隔5到7年就会增长一倍。信息的增长目前已经成为了众多企业最为关心的一个问题。”
       Olsen认为这些统计数据为企业引进大容量扫描仪提供了合理的依据。他说:“随着信息量的不断增加,企业必须高度重视文件和信息的管理工作,而这项工作所带来的成本也正在一个不容我们忽视的速度增长。因此,企业在决定采用大容量扫描解决方案之前,一定要认真考虑一下它的资金和生产力成本,以及它可能会对企业经营产生的影响。”
       无纸化办公的梦想
    “无纸化办公”是数字时代的一个热门话题,而Adobe公司的推出PDF格式更是拉近了这个梦想与现实之间的距离。与以前印刷和邮寄文件不同的是,员工们现在把文件制作成PDF格式,并通过电子的方式进行发送。此外,人们还可以通过一个触摸屏直接对办公设备——例如:具有扫描功能的多功能复合一体机——进行控制。他们对内容和文件管理系统的理解程度也将对一个无纸化工作流程的效率产生影响。
       我们不能仅从字面上来理解“无纸化办公”的理念,因为尽管在一个企业中流通的数字文件能够减少工作流程中的印刷环节,但它们最初还是以纸质文件的形式被大家所接受的。企业在采用无纸化工作流程的初级阶段时候往往会遵循两个最基本的模式:集中扫描和分散扫描。
       顾名思义,集中扫描就是在一个部门或在一个地方扫描一个企业所需的所有文件。收发室一般采用的就是这种工作方式,那里的工作人员就会把自己接到的文件打开并进行分类和扫描。
       另外一种模式就是分散扫描,这种方式适用于那些在工作流程中使用少量文件的企业。
       Olsen说:“无纸化办公室可以把一个大容量扫描仪整合到现有的工作流程的前端。比如说他们可以把扫描仪安装到收发室,以便让那里的工作人员以最快的速度将收到的纸质文件转变成数字文件,进而达到提高企业工作效率,减少员工体力劳动的目的。”
       虽然无纸化办公是一个值得去追求的目标,但很多企业目前仍然十分依赖纸质文件,并愿意把这种工作方式继续保持下去。
Horn说:“无纸化办公理念既能激励和促使企业实现理想,反过来又能提升大容量扫描仪在工作中的重要性,因为它能将由纸质文件转换而来的数字文件迅速地整合到商业工作流程中。”
       读取文件
       除了扫描图像以外,人们还可以通过恰当的软件和硬件技术(光学字符识别和智能文件识别)将文件转换成可搜索和可编辑的数据。如果想更进一步的话,你还可以以自己喜欢的方式将这些文件直接整合到文件管理系统中。
       在扫描领域,光学字符识别(OCR)是最受企业欢迎的一项技术。Nuance公司的高级产品经理Jeff Segarra说:“这项技术的好处主要有两个,一是能把不可搜索的东西变得可以搜索了,二是能把不可编辑的东西变得可以编辑了。”
       光学字符识别软件最初是为服务机构而开发的,但它目前在扫描过程中的使用频率正在不断增长。ABBYY软件公司的东区经理Craig Laue指出:“企业级的光学字符识别系统以前只在服务机构中使用,因为单从名字上我们就可以看出,它主要是用来分散劳动力的。”
       光学字符识别技术能对输入的数据进行采集、识别、验证和校准。Laue解释说:“光学字符识别产品能以与数据录入人员相似的方式采集和识别数据区。光学字符识别软件能够模拟录入人员在文件或图像上的扫描过程。”这也就是说,这种系统能够消除企业中成本最高的数据手工录入过程。
       整合
       扫描工作流程的下一个步骤就是将信息储存到便于寻找和检索的地方。有些扫描设备本身就绑定了光学字符识别和信息管理软件,因此能为用户提供一个完整的一体化解决方案,还有些扫描设备会根据每一个工作流程的特点,配备独立的解决方案。
       柯达与DataCap公司之间的合作就采用了第二种方式。它们将柯达Scan Station120EX扫描仪与DataCap公司的TASKMASTER软件组合在了一起,创造出了一个高度零活的桌面解决方案,从而能帮助客户更好地管理来自不同渠道的信息。将两项技术结合在一起能显著提高企业从纸质文件上采集的重要信息的可用性。
       目前市场上常见的多功能复合一体机都具有扫描功能。随着设备商开始意识到文件扫描对于企业和其他组织的重要性,这项功能也得到了不断的完善。扫描速度、分辨率和整合能力都是一个企业在选购部门级、工作组级或生产级多功能复合一体机时需要考虑的问题。
       现在,人们只要按一下Nuance多功能复合一体机上的按钮,就能自由选择文件格式、进行扫描,并把扫描到的信息直接发送到桌面上。Segarra说:“在过去,多功能复合一体机上的扫描按钮与文件的输出格式和输出地点之间并没有实质性的关系。但是现在,分散扫描能让用户扫描Microsoft Word、Excel、PowerPoint或Adobe PDF等多种文件,他们可以在不打开程序的前提下用光学字符识别系统识别文件内容。”
       更大的视野
       并不是所有文件都能被放到8.5x11英寸的扫描区域中。虽然很多文件扫描仪都对文件的长度没有限制,或者具有11x17英寸的扫描能力,但有些公司仍然需要获得更多的扫描尺寸。大幅面扫描仪能为那些需要保存或数字化蓝图、建设计划和其他大幅面文件的人提供理想的解决方案。与购买其他硬件产品一样,办公室或企业在选择大幅面扫描议时一定要考虑它们的主要功能是什么。
       在大幅面扫描仪上我们可以找到很多选项,比如说专为存档而设置的“扫描到文件”选项或者对图像的复制质量和文件与大幅面印刷设备之间的兼容性有较高要求的“复制到印刷”选项。
    总结
       Horn说:“为了能够延长文件的生命周期,让更多的人看到、利用、储存和检索到这些文件中的宝贵信息;你需要用一个高质量的扫描仪将纸质文件中的关键要素准确清晰地采集下来。”
    现在,很多企业都存在着严重的文件浪费现象。员工们往往要花大量的时间和精力去将多种格式的文件转换成另外一种格式,或者反复搜索某一个内容但是找不到,只好再重新创建一次。此外,他们可能还要从事跨渠道出版、文件格式的转换、接收存档记录和版本控制等工作,而扫描和其他相关的功能则能为他们提供一个节约时间和成本的解决方案。


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